কীভাবে কাগজবিহীন অফিস ফাইল পরিচালনার দ্বিধা সমাধান করে?

আসুন প্রথমে মাথাব্যথার traditional তিহ্যবাহী অফিসটি সম্পর্কে কথা বলা যাক: ফাইল মন্ত্রিসভা পূর্ণ, এবং চুক্তি খুঁজে পেতে এটি দীর্ঘ সময় নেয়; গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি সহজেই হারিয়ে যায় বা ক্ষতিগ্রস্থ হয়; বিভাগগুলি "পাস দ্য পার্সেল" খেলার মতো নথিগুলি পাস করে। এই সমস্যাগুলি কার্যকরভাবে সমাধান করা যেতে পারেকাগজবিহীন অফিস সিস্টেম।

1। বৈদ্যুতিন ফাইলিং কাগজ জমে প্রতিস্থাপন করে

কাগজবিহীন অফিসের সর্বাধিক সরাসরি সুবিধা হ'ল ফাইলগুলি "অনলাইন" করা। সমস্ত নথিগুলি বৈদ্যুতিন সংস্করণগুলিতে স্ক্যান করা হয় এবং সিস্টেমে সঞ্চিত হয়, পিডিএফ এবং ওয়ার্ডের মতো একাধিক ফর্ম্যাটকে সমর্থন করে। উদাহরণস্বরূপ, আমাদের কোম্পানির চুক্তি পরিচালন ব্যবস্থায় এখন কেবল 3 সেকেন্ডের মধ্যে সম্পূর্ণ ফাইলটি পুনরুদ্ধার করতে চুক্তি নম্বরটি প্রবেশ করতে হবে এবং ক্যাবিনেটের মাধ্যমে গুজব করার দরকার নেই।

2। স্মার্ট অনুসন্ধান এবং দ্রুত অবস্থান

বৈদ্যুতিন ফাইলগুলির বৃহত্তম সুবিধা হ'ল সেগুলি অনুসন্ধান করা যেতে পারে। সিস্টেমের অন্তর্নির্মিত পূর্ণ-পাঠ্য অনুসন্ধান ফাংশন কীওয়ার্ড, তারিখ, লেখক এবং অন্যান্য মাত্রা দ্বারা অনুসন্ধান করতে পারে। গত সপ্তাহে, ফিনান্স ডিপার্টমেন্ট তিন বছর আগে একটি পরিশোধের ফর্মটি খুঁজছিল। এটি ফাইলগুলি ফ্লিপ করতে দীর্ঘ সময় নেয়, তবে এখন এটি "2022 সালে ভ্রমণ ব্যয়" প্রবেশের পরে প্রকাশিত হয়।

3। বিভ্রান্তি এড়াতে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ

কাগজের নথি সম্পর্কে সবচেয়ে ভীত জিনিসটি হ'ল এগুলি ক্রমাগত সংশোধন করা হচ্ছে এবং সর্বশেষ সংস্করণটি কার কাছে রয়েছে তা কেউ জানে না। বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে historical তিহাসিক সংস্করণগুলি সংরক্ষণ করবে এবং পরিবর্তনের অনুমতিগুলি সেট করবে। আমাদের বিপণন বিভাগের পরিকল্পনার প্রস্তাবটি এখন 15 সংস্করণে সংশোধন করা হয়েছে এবং সিস্টেমটি স্পষ্টভাবে রেকর্ড করেছে যে কে প্রতিটি সংশোধন করেছে এবং কখন।

4। মোবাইল অফিস স্পেস সীমাবদ্ধতা বিরতি দেয়

একটি কাগজবিহীন সিস্টেমের সাহায্যে মোবাইল ফোনগুলি যে কোনও সময় ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে। গতবার, আমার বস বিমানবন্দরে একটি উদ্ধৃতি চেয়েছিলেন এবং আমি সরাসরি আমার মোবাইল ফোনে এটি তার কাছে পাঠানোর জন্য সিস্টেমে লগইন করেছি, যা এক্সপ্রেস ডেলিভারির চেয়ে দ্রুত ছিল। আমি যখন ভ্রমণ করি তখন আমি ট্যাবলেট দিয়ে সমস্ত ফাইল পরিচালনা করতে পারি এবং আমি আমার স্যুটকেসে অর্ধেক প্যাক করতে পারি।

5 .. ক্ষতি রোধে নিরাপদ ব্যাকআপ

গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলি স্ক্যান করার পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেঘের কাছে ব্যাক আপ করা হয়, সুতরাং কম্পিউটারটি ভেঙে গেলেও চিন্তা করার দরকার নেই। আমরা একটি ট্র্যাজেডির মুখোমুখি হয়েছি যেখানে অফিসটি প্লাবিত হয়েছিল এবং সমস্ত কাগজের ফাইল হারিয়ে গেছে। এখন বৈদ্যুতিন ফাইলগুলিতে ট্রিপল ব্যাকআপ রয়েছে, যা অনেক বেশি নিরাপদ।

6 .. সবুজ অফিস ব্যয় হ্রাস করে

আসুন কিছু গণনা করি: এ 4 কাগজের জন্য প্রতি প্যাকের জন্য 20 ইউয়ান খরচ হয় এবং সংস্থাটি প্রতি মাসে 100 টি প্যাক ব্যবহার করে যা বছরে 24,000 ইউয়ান। প্রিন্টারের গ্রাহকযোগ্য, ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি এবং সংরক্ষণাগার কক্ষের জায়গাগুলি সমস্ত ব্যয়। করার পরেকাগজবিহীন অফিস সিস্টেম, এই ব্যয়গুলি কমপক্ষে 70%হ্রাস করা যেতে পারে, যা পরিবেশ বান্ধবও।

একজন পেশাদার প্রস্তুতকারক এবং সরবরাহকারী হিসাবে, আমরা উচ্চমানের পণ্য সরবরাহ করি। আপনি যদি আমাদের পণ্যগুলিতে আগ্রহী হন বা কোনও প্রশ্ন থাকেন তবে দয়া করে নির্দ্বিধায়আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।